Lettre de convocation à entretien préalable
Un salarié reçoit une lettre recommandée mentionnant un « entretien préalable à sanction disciplinaire ou licenciement ».
L’employeur s’apprête à enclencher une procédure… mais encore faut-il que la convocation soit régulière.
Que contient-elle ? Quels sont les droits des parties ? Et surtout, que faire en cas d’erreur ou d’irrégularité ?
Définition : qu’est-ce qu’une lettre de convocation à entretien préalable ?
La lettre de convocation à entretien préalable est un document obligatoire dans plusieurs situations :
Projet de licenciement (motif personnel ou économique),
Projet de sanction disciplinaire (mise à pied, rétrogradation…).
Elle permet au salarié d’être informé du motif et de se préparer à l’entretien, avec ou sans assistance.
Que dit le code du travail en 2025 ?
L’article L. 1232-2 du code du travail impose à l’employeur :
D’adresser une lettre écrite (remise en main propre ou recommandée),
De respecter un délai de prévenance de 5 jours ouvrables avant l’entretien,
D’indiquer plusieurs mentions obligatoires (voir ci-dessous).
En 2025, la jurisprudence continue d’exiger une stricte régularité de cette lettre.
Un oubli ou une imprécision peut rendre la procédure irrégulière, voire entraîner des dommages et intérêts.
Les droits et obligations des deux parties
Pour l’employeur :
Informer clairement le salarié (motif envisagé le cas échéant),
Mentionner la date, l’heure et le lieu de l’entretien,
Rappeler le droit à être assisté par un représentant du personnel ou un conseiller extérieur (en cas d’absence d’instance dans l’entreprise).
Exemple : « Vous pouvez vous faire assister par un salarié de l’entreprise ou par un conseiller extérieur dont la liste est disponible en mairie. »
Pour le salarié :
Préparer sa défense ou ses explications,
Se faire accompagner à l’entretien,
Refuser de signer la lettre (sans effet juridique, mais cela peut être noté dans le dossier RH).
Cas pratiques & erreurs fréquentes
Lettre remise à la hâte
Un employeur donne la lettre un vendredi pour un entretien le mardi suivant.
Mauvais calcul : il faut 5 jours ouvrables complets, le dimanche ne compte pas. L’entretien est donc prématuré.
Bonne pratique
Mention claire, délai respecté, possibilité d’assistance notifiée = procédure sécurisée pour l’employeur.
Que peut faire un avocat en droit du travail ?
Pour l’employeur :
Rédiger une lettre juridiquement sécurisée,
Calculer les délais avec rigueur,
Préparer l’entretien en évitant les erreurs de fond et de forme.
Pour le salarié :
Vérifier la régularité de la procédure,
Préparer une défense stratégique,
Intervenir en amont d’un licenciement ou d’une sanction
À noter : En 2025, de plus en plus de salariés saisissent les prud’hommes pour contester une lettre de convocation irrégulière. Le rôle de l’avocat devient donc stratégique dès cette première étape.
Exemple concret de jurisprudence récente
Cour d’appel de Paris – Mars 2024
Une salariée est convoquée pour licenciement sans mention de son droit à être assistée.
Le licenciement est jugé irrégulier
L’employeur est condamné à 1 mois de salaire à titre d’indemnités.
Moralité : une lettre mal rédigée peut coûter cher.
FAQ – Lettre de convocation à entretien préalable
La lettre doit-elle être obligatoirement envoyée en recommandé ?
Non, elle peut être remise en main propre contre décharge, mais le recommandé reste préférable en cas de contentieux.
Un salarié peut-il refuser de venir à l’entretien ?
Oui, mais l’entretien peut avoir lieu en son absence, et l’employeur peut poursuivre la procédure.
Le salarié peut-il être assisté par un avocat ?
En principe, non. Seuls un représentant du personnel ou un conseiller extérieur sont autorisés, sauf accord contraire.
Que se passe-t-il si l’employeur oublie de mentionner l’assistance ?
C’est une irrégularité de procédure qui peut donner lieu à indemnisation.
L’entretien préalable concerne-t-il toutes les sanctions ?
Non. Il est requis uniquement pour les sanctions affectant la présence ou la rémunération (mise à pied, rétrogradation, licenciement…).
Conclusion
La lettre de convocation à entretien préalable n’est jamais une simple formalité.
C’est le point de départ d’une procédure qui peut avoir des conséquences importantes, tant pour l’employeur que pour le salarié.
En tant qu’avocat en droit du travail à Paris, j’accompagne régulièrement salariés et employeurs dans ce type de démarches, afin de sécuriser les échanges et anticiper les risques.
N’attendez pas que la situation se tende : une consultation en amont permet souvent d’éviter un contentieux.