Mettre en place une charte informatique : bonnes pratiques et pièges à éviter

Aujourd’hui, aucune entreprise n’échappe à l’usage des outils numériques. Pourtant, leur utilisation mal encadrée peut créer des tensions ou exposer l’employeur à des risques juridiques. D’où l’intérêt de rédiger une charte informatique claire, conforme et efficace.

Mais attention : une charte mal conçue peut être inapplicable… voire illégale.

 Dans cet article, je vous explique comment bâtir une charte informatique solide, et ce qu’il faut absolument éviter.

 Qu’est-ce qu’une charte informatique ?

La charte informatique est un document qui encadre l’usage des outils numériques mis à disposition par l’entreprise (ordinateurs, messagerie, internet, téléphones…).

Elle définit notamment :

• Les droits et obligations des salariés

• Les règles de sécurité informatique

• Les conditions de contrôle de l’utilisation des outils numériques

• Les sanctions en cas de non-respect

Ce document peut être annexé au règlement intérieur, intégré dans le contrat de travail ou diffusé par note de service.

 Est-elle obligatoire ?

En théorie, la charte informatique n’est pas obligatoire.

Cependant, elle devient fortement recommandée dès que :

• Des outils numériques sont utilisés au sein de l’entreprise

• Un contrôle de l’activité informatique des salariés est envisagé

• Des données sensibles sont traitées

Elle est indispensable pour encadrer juridiquement :

• Le contrôle des connexions internet

• L’accès aux mails professionnels

• L’usage des clés USB, réseaux sociaux, etc.

 Exemple : une entreprise sanctionne un salarié pour usage personnel abusif de sa messagerie professionnelle. Sans charte, la sanction peut être annulée.

 1. Bonnes pratiques pour rédiger une charte informatique

 1.1 Rédiger un document clair et accessible

La charte doit être compréhensible par tous : évitez les formulations juridiques trop complexes. Utilisez un langage simple, structuré, avec des titres et des exemples concrets.

 Exemple : plutôt que “l’usage à des fins personnelles est prohibé sauf tolérance de l’employeur”, préférez “vous pouvez utiliser votre messagerie pour des raisons personnelles dans une limite raisonnable”.

 1.2 Définir précisément les outils concernés

Listez clairement :

• Les postes informatiques

• La messagerie électronique

• L’accès Internet

• Les imprimantes

• Les logiciels métiers

• Les supports mobiles (téléphones, tablettes…)

Cela évite toute ambiguïté.

 1.3 Encadrer l’usage personnel

L’usage personnel des outils informatiques doit être précisément défini : est-il interdit ? Toléré ? Encadré ?

La jurisprudence admet un usage personnel raisonnable. Il est donc risqué de l’interdire totalement.

 1.4 Préciser les modalités de contrôle

L’employeur a le droit de contrôler les outils professionnels… mais à condition que cela soit proportionné et prévisible.

La charte doit mentionner :

• Les types de contrôles possibles (connexions, mails, historique)

• Les modalités (fréquence, traçabilité)

• Le respect de la vie privée

Sans cela, tout contrôle pourra être jugé illicite.

 1.5 Informer les salariés

Une charte n’est opposable que si le salarié en a eu connaissance.

Elle doit donc être :

• Remise à chaque salarié (signature à l’appui)

• Affichée ou diffusée en ligne

• Intégrée au règlement intérieur si elle comporte des sanctions

 2. Les pièges à éviter absolument

 2.1 Rédiger une charte trop vague

Des formules trop générales (“le salarié doit respecter les règles en vigueur”) ne protègent pas l’employeur. Il faut préciser chaque interdiction et chaque droit.

 2.2 Ignorer les règles de la CNIL

Les traitements de données personnelles (logs de connexion, géolocalisation, etc.) doivent respecter la réglementation CNIL et le RGPD.

Un manquement peut entraîner une sanction de la CNIL, voire un recours du salarié.

 2.3 Contrôler sans prévenir

Surveiller la messagerie d’un salarié sans l’avoir informé au préalable est interdit, même si le matériel est professionnel.

Le contenu personnel est protégé par le secret des correspondances.

 2.4 Prévoir des sanctions inapplicables

Une charte peut prévoir des sanctions… à condition qu’elles soient proportionnées, prévues dans le règlement intérieur et conformes au droit du travail.

Sinon, elles peuvent être annulées par les prud’hommes.

 L’intérêt d’un avocat dans la rédaction de la charte

Faire appel à un avocat permet :

• De garantir la conformité juridique (code du travail, RGPD, CNIL)

• D’adapter la charte à l’activité de l’entreprise

• D’anticiper les litiges en sécurisant les clauses sensibles

• De défendre l’employeur en cas de contestation ultérieure

 En tant qu’avocat en droit du travail à Paris, je rédige régulièrement des chartes informatiques sur-mesure pour des TPE, PME ou grands groupes.

 Exemple : une PME sécurise son usage informatique

Une entreprise de services numériques souhaite restreindre l’accès aux réseaux sociaux. Elle veut aussi pouvoir analyser les connexions internet en cas de fuite de données.

 Avec l’aide d’un avocat, elle rédige une charte :

• Interdisant la connexion à certains sites

• Prévoyant la possibilité d’un audit des connexions

• Informant clairement les salariés

• Respectant les obligations CNIL

Résultat : une politique claire, légale, respectée… et opposable.

 En résumé

 Besoin d’aide pour rédiger votre charte informatique ?

Vous souhaitez mettre en place une charte efficace, équilibrée et conforme ?

Je vous accompagne dans la rédaction, l’intégration et la diffusion d’une charte informatique adaptée à votre structure.