Il peut parfois être frustrant pour un employeur qui a la preuve vidéo d’un manquement d’un salarié de ne pas pouvoir produire cette preuve en justice parce qu’il n’a pas respecté le formalisme requis afin de mettre en place et d’utiliser un système de vidéo-surveillance.

Pourquoi mettre en place un système de vidéosurveillance sur le lieu de travail ?

Vous ne pouvez pas installer des caméras dans vos locaux sans définir un objectif, qui doit être légal et légitime. Par exemple, des caméras peuvent être installées au sein de l’entreprise à des fins de sécurité des biens et des personnes, à titre dissuasif ou pour identifier les auteurs d’infractions pénales (vols, dégradations, agressions…).

Les caméras peuvent être installées au niveau des entrées et sorties des bâtiments, des issues de secours et des voies de circulation. Elles peuvent aussi filmer les zones où de la marchandise ou des biens de valeur sont entreposés.

Elles ne doivent pas filmer les salariés sur leur poste de travail, sauf circonstances particulières (salarié manipulant de l’argent par exemple, mais la caméra doit davantage filmer la caisse que le caissier ; entrepôt stockant des biens de valeurs au sein duquel travaillent des manutentionnaires…).

En effet, sur le lieu de travail comme ailleurs, les salariés ont droit au respect de leur vie privée.

Les caméras ne doivent pas non plus filmer les zones de pause ou de repos des salariés, ni les toilettes.

Enfin, elles ne doivent pas filmer les locaux syndicaux ou des représentants du personnel, ni leur accès lorsqu’il ne mène qu’à ces seuls locaux.

Si les images sont accessibles à distance, depuis internet sur son téléphone mobile par exemple, il est impératif de sécuriser cet accès.

Les conditions de la mise en place du système de vidéosurveillance

• Les formalités selon le type de lieux couverts par le système de vidéosurveillance

Les lieux ouverts au publics

Si les  caméras filment un  lieu ouvert au  public  (espaces d’entrée et de sortie du public, zones marchandes, comptoirs, caisses), le dispositif  doit  être  autorisé  par le préfet du  département (le préfet  de police à Paris). Le formulaire peut  être retiré  auprès des services de la préfecture du département ou téléchargé sur le site  du ministère  de l’Intérieur. Il peut également être rempli en ligne sur le site : https://www.televideoprotection.interieur.gouv.fr.

Les lieux non-ouverts au publics

Si les caméras filment un lieu non-ouvert au public (lieux de stockage, réserves, zones dédiées au personnel…), aucune formalité auprès de la CNIL n’est nécessaire depuis le 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Si votre entreprise a désigné un Délégué à la protection des données (DPO), ce dernier doit être associé à la mise en œuvre des caméras. Si le dispositif doit faire l’objet d’une analyse d’impact (AIPD), le DPO doit y être associé.

Vous devez inscrire ce dispositif  de vidéosurveillance dans le registre des traitements de données, que vous devez régulièrement tenir.

S’agissant du registre :

La constitution et le maintien d’un registre est une obligation prévue à l’article 30 du RGPD.

Le registre des traitements doit permettre d’identifier précisément :

• les parties prenantes qui interviennent dans le traitement des données ;
• les catégories de données traitées,
• à quoi servent ces données ;
• qui y accède et à qui elles sont communiquées ;
• combien de temps elles sont conservées ;
• comment elles sont sécurisées.

Au-delà du respect de l’obligation légale, la tenue du registre permet de recenser, comprendre et maîtriser son patrimoine de données personnelles. Sa constitution et sa tenue sont l’occasion de se poser les bonnes questions et de limiter les risques au regard du RGPD.

Il s’agit donc d’une étape essentielle pour respecter les obligations du RGPD, qui permettra de déduire un plan d’action de mise en conformité aux règles de protection des données.

• Informer les salariés et les représentants du personnel

Informer les salariés de l’entreprise

C’est une condition essentielle afin d’exploiter votre système de vidéosurveillance.

Les dispositions du Code du Travail disposent en effet qu’aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance (c. trav., art. L. 1222-4).

Ainsi, informez préalablement vos salariés lorsque le dispositif permet de contrôler leur activité.

A noter : en l’absence d’information, les preuves sont illicites !

Une telle information se fait par courrier ou courriel adressé individuellement ou directement par l’intermédiaire du contrat de travail (ou par la signature d’un avenant).

Complétez cette information individuelle par un affichage légal au sein de votre lieu de travail.

C’est sous cette seule condition que vous pouvez utiliser les images produites par les caméras de surveillance afin d’enclencher des poursuites disciplinaires ou pénales à l’endroit des salariés auteurs de faits que vous jugeriez fautifs.

Informer les instances représentatives du personnel

Les instances représentatives du personnel (si votre entreprise en dispose) doivent être informées et consultées avant toute décision d’installer des caméras.

Qui peut consulter les images ?

Seules les personnes habilitées par vous, dans le cadre de leurs fonctions, peuvent visionner les images enregistrées (il s’agira généralement de vous-même ou du responsable de la sécurité si vous en avez un). Ces personnes doivent être particulièrement formées et sensibilisées aux règles de mise en œuvre d’un système de vidéosurveillance.

L’accès aux images doit être sécurisé pour éviter que tout le monde ne puisse les visionner.

Les personnes habilitées doivent être désignées auprès de la CNIL.

L’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée dispose que le responsable du traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Il est possible d’utiliser les images de caméra de surveillance pour se retourner contre un salarié seulement si la procédure est respectée et si l’utilisation des images est faite dans le but déclaré initialement. Autrement, les images seront considérées comme des preuves non opposables.

De plus chaque personne peut demander à visionner les images sur lesquelles il apparaît, c’est le droit d’accès.

Enfin, vous pouvez faire constater par la voie d’un huissier de justice les images intéressantes dès que vous avez connaissance de la commission de faits fautifs qui vous amèneraient à déclencher une procédure disciplinaire et/ou pénale.

Pendant combien de temps conserver les images ?

Il vous appartient de définir la durée de conservation des images issues des caméras.

Toutefois, s’agissant des lieux ouverts au public qui nécessite l’autorisation préalable de la préfecture, cette dernière indiquera un délai de conservation maximale des images dans son procès-verbal d’autorisation.

A notre sens, c’est dans ce délai que vous devez procéder à l’extraction des images et aux déclenchements de poursuites disciplinaires et/ou pénales.

Concernant les lieux non-ouverts au public, il n’y a pas de délai mais un délai raisonnable de conservation est primordial, généralement on peut considérer le délai d’1 mois comme un maximum avant d’écraser les images, sauf déclenchements de poursuites disciplinaires et/ou pénales.

En tout état de cause, cette durée doit être en lien avec l’objectif poursuivi par les caméras. En règle générale, conserver les images quelques jours suffit, sauf circonstances exceptionnelles à effectuer les vérifications nécessaires en cas d’incident et permet d’enclencher d’éventuelles procédures disciplinaires ou pénales.

• S’agissant de la procédure pénale

Si les faits fautifs sont constitutifs d’une infraction pénale (violences physiques ou verbales, vol, abus de confiance…) il est opportun de déposer une plainte pénale. A défaut d’infraction pénale, la plainte sera classée sans suite.

Si vous souhaitez obtenir la condamnation et une réparation financière de votre préjudice de la part de votre salarié par le juge, vous devez déposer plainte pénale avec constitution de partie civile en ayant déjà en votre possessions les éléments de preuve de l’infraction pénale.

A noter : Le Conseil de Prud’hommes sera sensible à la décision du juge pénal afin d’apprécier le bien-fondé d’un licenciement.

A noter : l’engagement de poursuites pénales qui a pour effet de mettre en œuvre l’action publique (ce qui n’est pas le cas par exemple d’une enquête préliminaire) a un effet interruptif sur la prescription de 2 mois du pouvoir disciplinaire de l’employeur, pour autant que vous les engagiez dans ce même délai de 2 mois.

Cela signifie que tant que la procédure pénale est en cours, vous pouvez enclencher la procédure disciplinaire. Le délai de 2 mois ne recommence à courir qu’à compter du prononcé de la décision pénale.

Néanmoins, afin de ne prendre aucun risque et de pouvoir produire les images dans le cadre d’une procédure qu’elle soit disciplinaire ou pénale, il est préférable, dès que vous avez connaissance des faits fautifs, de déclencher les poursuites dans le délai d’un mois souvent prévu par la préfecture dans les lieux ouverts au public ou que vous prévoirez vous-même dans les lieux non-ouverts au public.

• S’agissant de la procédure disciplinaire

Classiquement, vous disposez d’un délai de 2 mois, à compter du jour où vous avez connaissance des faits fautifs pour sanctionner le salarié

A noter : ce jour correspond au jour de commission des faits fautifs sauf si vous arrivez à rapporter la preuve que vous en avez eu connaissance ultérieurement. Donc à défaut de preuve, le délai de prescription de 2 mois commence à courir au jour de la commission !

La sanction devra être notifiée dans un délai d’un mois après le jour fixé pour l’entretien préalable tout en étant proportionnée à la faute du salarié même si elle constitue une infraction pénale.

A noter : Seule la faute lourde permet pourrait vous permettre d’engager la responsabilité pécuniaire du salarié, cependant, la faute lourde est rarement retenue par le juge car vous doit apporter la preuve d’une intention de nuire du salarié à votre entreprise ou à vous-même et cela ne se présume pas.

Si de telles procédures disciplinaires ou pénales sont engagées, les images sont alors extraites du dispositif (après consignation de cette opération dans un cahier spécifique) et conservées pour la durée de la procédure.

Je me tiens à votre entière disposition pour toute difficulté que vous pourriez rencontrer en matière de Droit Social, aussi bien en termes de conseil que de contentieux. Le cabinet se fera un plaisir de vous accueillir et de vous accompagner au mieux de vos intérêts.

Votre bien dévoué,

Charles-Elie MARTIN

Avocat à la Cour